展示会施工でよくあるトラブルとその回避法
展示会の出展準備は、企画・製品選定・人員調整など多岐にわたりますが、中でも重要なのが「施工」のフェーズです。ブースが予定どおりに設営されなかったり、什器が不足していたりすると、せっかくの出展が台無しになることも。
本記事では、展示会施工で実際に起こりがちなトラブルとその原因、そして事前にできる回避策を詳しく解説します。これから展示会出展を予定している方は、ぜひチェックして万全の準備を整えてください。
よくあるトラブル① 設営当日の什器不足・搬入遅れ
もっとも多いトラブルの一つが、必要な什器が当日現場に届いていない、搬入が間に合わないというケースです。原因の多くは、
- 什器レンタルの手配漏れ・搬入日程の伝達ミス
- トラックの搬入時間規制を確認していなかった
- 施工会社と会場側の連携不足
回避策
- 什器リストを事前に作成し、数量・サイズを確認
- 会場ごとの「搬入可能時間帯・搬入口情報」を施工業者と共有
- 施工会社・什器レンタル会社と3者間で事前打ち合わせを行う
よくあるトラブル② ブースサイズと実設計が合っていない
現場で「思っていたより什器が入らない」「レイアウトが実現できない」という問題も多く、原因は、
- 会場から提供された図面の確認不足
- 角ブース・壁あり/なしによる仕様の見落とし
- 実寸確認なしでブースを設計
回避策
- ブースの寸法と構造（高さ制限・電源位置など）を事前確認
- 什器レンタル前に、実寸サイズと配置図を照合
- パース図や3Dシミュレーションで空間イメージを共有
よくあるトラブル③ パネルや装飾品の仕上がりミス
印刷物やパネルに誤字・色味違い・サイズ違いがあると、ブランドイメージの大きな損失になります。
主な原因
- 制作データのチェック不足
- 色校正を省略したまま印刷
- 入稿締切に間に合わず突貫作業で仕上げ
回避策
- 施工会社と連携し「仕上がりサイズ・仕様書」を事前確認
- 必ず2段階の校正を行い、代表者の目視チェックを入れる
- 印刷納期に余裕を持たせる（最低でも5〜7営業日）
よくあるトラブル④ 電源不足・照明トラブル
展示品のモニターやスポットライトが動かない、電源容量を超えてブレーカーが落ちる、という事例も珍しくありません。
主な原因
- 使用予定機器の電力計算がされていない
- コンセントの位置を施工図に明示していない
- 延長コードの準備が不十分
回避策
- 使用機器ごとのW（ワット）数を合計して、必要電力を算出
- 電源位置・コンセント数を施工図に反映し、事務局へ事前申請
- 予備の延長コードやタップを準備しておく
よくあるトラブル⑤ 撤去作業の混乱と時間超過
展示会終了後、撤去が間に合わず追加費用が発生したり、什器が回収されないトラブルもあります。
主な原因
- 撤去の手順とスタッフ数が不明確
- レンタル什器の返却ルール未確認
- 搬出ルートや時間規制の把握不足
回避策
- 撤去作業の「工程表」を事前に作成
- レンタル什器の回収時間と返却条件を明記した書類を持参
- 搬出順と分担をスタッフで共有しておく
トラブルを防ぐには「施工会社との密な連携」が不可欠
上記のようなトラブルの多くは、事前の情報共有と施工業者との連携不足によって引き起こされます。特に、什器レンタル業者が別会社の場合、連絡ミスが生じやすくなるため、可能であればワンストップで施工・什器手配・撤去まで対応できる業者を選ぶのがおすすめです。
また、施工現場での急な変更に対応するために、会期中に連絡が取れる担当者を決めておくと安心です。
まとめ：トラブル回避も「施工計画」の一部
展示会ブースの施工トラブルは、たった一つでも全体の印象や成果に大きな影響を与えることがあります。しかし、その多くは「事前のチェックと共有」で防ぐことが可能です。
この記事で紹介したトラブル事例と回避策を、自社の準備リストに落とし込み、什器レンタルも含めた全体スケジュール管理を徹底することが成功への第一歩となります。
トラブルのないスムーズな出展を実現するために、ぜひこの記事を参考にして、計画的な展示会準備を進めてください。
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