展示会への初出展が決まった、もしくは検討することになったものの、「社内をどう説得すればいいのか分からない」と悩む担当者は少なくありません。特に、展示会施工費用が発生する場合、「その金額は本当に必要なのか」「効果は見込めるのか」といった指摘を受けがちです。
本記事では、展示会初出展でも社内の理解を得やすい企画書を作るために、施工会社の視点から押さえておくべきポイントを解説します。営業・マーケ担当者が稟議や社内説明に使える実践的な内容です。
なぜ展示会の企画書は社内で通りにくいのか
展示会企画が社内で通りにくい理由の多くは、「成果が見えにくい」「費用対効果が説明しづらい」という点にあります。Web広告や営業活動と異なり、展示会は成果がすぐに数字で表れないため、判断が難しくなります。
そのため、感覚的な説明や「例年やっているから」といった理由では、初出展や久しぶりの出展では納得を得にくくなります。
社内を説得できる展示会企画書の基本構成
社内向けの展示会企画書では、デザイン案やブースイメージよりも先に、「なぜ出展するのか」「何を目指すのか」を明確に示すことが重要です。基本的には、以下の構成を押さえると説明しやすくなります。
- 出展目的・背景
- 目標（KPI）
- 想定成果と評価方法
- 施工内容と費用の考え方
- スケジュール概要
① 出展目的を明確にする（施工前に決めるべきこと）
企画書の冒頭では、展示会出展の目的を明確にします。「新規リード獲得」「商談創出」「認知向上」など、目的によって施工内容も変わるため、この整理は非常に重要です。
施工視点では、目的が曖昧なままではブース設計や見積内容も定まりません。社内説明の段階で目的を言語化することで、後工程のブレを防ぐことができます。
② KPIを設定し「成果」を数値で示す
展示会企画書では、「どのような成果を期待しているのか」を数値で示すことが説得力につながります。来場対応数、リード獲得数、商談化数など、出展目的に合ったKPIを設定しましょう。
KPIを示すことで、「成果が分からない展示会」という印象を払拭しやすくなります。
③ 施工内容と費用を「投資」として説明する
展示会施工費用は、単なるコストとして見られがちですが、企画書では「成果を出すための投資」として整理することが重要です。
たとえば、ブース施工によって視認性や導線が改善され、接触数やリードの質が向上することを説明できれば、費用に対する納得感が高まります。
④ スケジュール感を示し「実行できる企画」であることを伝える
初出展の場合、「本当に準備が間に合うのか」という不安を持たれることもあります。企画書には、ざっくりでも良いので、出展までのスケジュール感を示しておくと安心感につながります。
施工会社への相談時期や、デザイン確定、申請、設営までの流れを簡潔にまとめると効果的です。
⑤ 施工会社視点で見た「企画書でよくあるNG」
施工会社の立場から見ると、企画書の段階で以下のような点が曖昧だと、見積や提案が難しくなります。
- 出展目的が不明確
- 予算感がまったく示されていない
- 社内決裁フローが共有されていない
企画書の段階でこれらを整理しておくことで、施工会社とのやり取りもスムーズになります。
まとめ｜企画書が展示会成功の第一歩になる
展示会初出展でも、ポイントを押さえた企画書を用意すれば、社内の理解を得ることは十分可能です。施工視点を取り入れ、目的・KPI・費用・スケジュールを整理することで、展示会は「なんとなく出るイベント」から「成果を狙う施策」へと変わります。
この企画書を起点に、スケジュール設計や発注フローを整えていくことが、成功への近道です。
